1. Skrivetilgang til andres saker gjennom tilgangsgrupper
- Skal du opprette nye versjoner av dokumenter opprettet av andre, m? du f?rst be om ? bli lagt inn i en tilgangsgruppe med skrivetilgang p? journalposten:
- Saksbehandler p? journalposten kan selv legge deg inn i en Ad hoc tilgangsgruppe med skrivetilgang for journalposten.
- Alternativt kan du be eSak legge deg inn som medlem med skrivetilgang i en fast tilgangsgruppe for tilgang for mange brukere p? en gang til et st?rre antall saker og journalposter.
2. Samskrivning i nye versjoner av samme dokument
Krav til status Reservert for tilh?rende journalpost
- Ved opprettelse av ny versjon av et dokument er det krav til at journalpost st?r i status Reservert.
Velg Opprett ny versjon under fanen Tilknytt
-
G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet.
-
Klikk pil til h?yre for tittel p? hoveddokument merket til venstre med en stor H.
-
Velg s? alternativet Opprett ny versjon i nedtrekksmenyen for endringer i eksisterende versjon i Word med muligheter for sporing og kommentarer.
3. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
- IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac.
- For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
4. Lage ny versjon, lukke Word og sjekke inn dokument
Lage ny versjon og lukke Word
-
Rediger i eksisterende versjon av dokumentet i Word og legg eventuelt inn kommentarer og sporing av endringer.
-
Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne brevet.
-
Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.
-
Klikk Lagre i eventuell ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet ditt.
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.
5. Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
Innsjekkingsboksens valgmuligheter ved ferdigstilt dokument
-
Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.
-
- Er dokumentet ferdig huker du alts? av for et av valgene nevnt ovenfor og bekrefter ved ? klikke OK.
Fremgangsm?te for lagring av utkast under arbeid
-
Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet , lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking.
-
Klikk OK for innsjekking av dokument under arbeid.
-
Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.
Hva gj?r du dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.
-
Forsvinner innsjekkingsboksen klikker du p? gr?nn knapp merket Lagre og rediger dokument og f?lger samme fremgangsm?te for ny versjon som beskrevet under punkt 4.
6. Samtlige versjoner lagres p? journalposten
- Klikk fanen merket Versjoner for oversikt over samtlige av disse med opprettelsesdato og opphavsperson.
7. Knytte til vedlegg
-
For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert.
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
8. Godkjenning og ekspedering
- For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny p? journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje ogs? forsynt med noen vedlegg.
- Egengodkjenning inneb?rer at du etter avtale med leder selv endrer status direkte til Ferdig uten innhenting av godkjenning fra vedkommende.
-
Etter godkjenning og ferdigstillelse av utg?ende brev gjenst?r til slutt ekspedering til mottaker eksternt.
9. Ingen ekspedering for organinterne notater
-
Organinterne notater med status endret til Ferdig havner umiddelbart i fordelingsboksen til leder ved mottagende enhet. Her er det ikke krav til egen ekspedering slik vi gj?r med utg?ende brev.
10. Send oss dine tilbakemeldinger p? veiledningen v?r
- Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.