Opprette et organinternt N-notat med oppf?lging

1. Opprette et organinternt N-notatet med oppf?lging

• G? til aktuell sak og klikk bl? knapp merket med plusstegn og betegnelsen Journalpost. 

• Velg alternativet Intent notat med oppf?lging i nedtrekksmenyen.

2. Legg inn opplysninger om N-notatet du ?nsker ? opprette

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet for innlegging av N-notatets p?krevde opplysninger.

Tittel

• Legg inn en meningsb?rende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk h?yre museknapp for sladding av navn i tittel!

Interne hovedmottakere i felt merket Til med fargekode

• Legg inn mottagende UiO-enheter i felt merket Til slik at hver leder selv kan fordele til saksbehandler hos seg:

  • Merk at interne enheter i Elements er merket med et r?dt hus.

  • Eksterne enheter er merket med et bl?tt hus og skal ikke legges inn som hovedmottakere p? organinterne notater!

• Alternativt legger du selv navn p? intern saksbehandler direkte inn i felt merket Til. 

  • Merk at interne saksbehandlere i Elements er merket med en r?d figur. 

  • Eksterne borgere er merket med en bl? figur og skal ikke legges inn som hovedmottakere p? organinterne notater!

Interne enhetsgrupper

• Skal du sende samme N-notatet til flere interne enheter p? en gang, kan du legge inn en intern enhetsgruppe i felt merket Til.

Kopimottakere internt ved UiO

• Interne kopimottakere  legger du inn i felt merket Kopi

Tilgangskode

• Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggj?re skjerming av navn i notatets tittel.

Dokumentdato

• Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilh?rende fletting inn i brevmalen.

Tilgangsgruppe

• Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe L?NN for L?nningsseksjonens lesetilgang til journalposten. 

3. Knytte til dokumentmal for ? opprette et hoveddokument

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet. 

• Klikk arkfane Tilknytt for ? f? tilgang til UiOs offisielle brevmaler. 

• Velg s? alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.

• Samme meny har ogs? et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker p? PC lokalt. 

• I neste boks markerer du malen du ?nsker ? benytte for notatet ditt og klikker gr?nn knapp merket Lagre i samme vindu.

5. Lagre og redigere dokument

• For ? kunne ?pne malen og redigere i denne i Word, klikker du gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og rediger dokument. 

6. F?r du ikke redigert i dokumentet i Word?

• Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
• Da mangler du gjerne Elements Desktop Client p? din maskin.
• IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client b?de i Windows og p? Mac. 
• For Elements Desktop Client f?r du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.

7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument

Redigere i notatets innhold og lukke Word

• Skriv notatet i mal i Word.

• Angi nederst p? dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.

• Lukk Word p? vanlig m?te ved ? klikke p? krysset i ?vre h?yre hj?rne.

• Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomf?rt redigering i dokumentet. 

• Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilh?rende filserver i sky.

Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements

• Innsjekkingsboksen ?pner seg i nedre h?yre hj?rne og gir deg tre ulike valgmuligheter:

  •  Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).

  • Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering. 

  • Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere f?r eventuell ekspedering.

Hva gj?r jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?

• Klikk p? et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling. 

• Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen p? den gr?nne knappen Lagre og rediger dokument og f?lger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.

Lagre et utkast under arbeid 

• Dersom du ?nsker ? jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli st?ende uten avhuking. 

• Journalposten legger seg da i s?ket Under arbeid i venstremenyen.

8. Knytte til vedlegg

• For ? kunne knytte til flere vedlegg p? en journalpost, m? denne st? i status Reservert. 

• Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.

9. Innhente godkjenning fra en eller flere ledere

• For ? innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
  • Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
  • Godkjenning fra liggende toppmeny p? journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje ogs? forsynt med noen vedlegg. 

• I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret til Ferdig. Notatet suser avg?rde til sine mottagende enheter internt ved UiO. 

10. Ferdigstille direkte uten godkjenning

• Dersom det ikke krav til at leder godkjenner N-notatet ditt, er det deg selv som m? endre status p? journalposten til Ferdig.

11. Send oss dine tilbakemeldinger p? denne veiledningen

• Har du synspunkter p? veiledningen du akkurat har lest?
• Send oss dine tilbakemeldinger.